Onlangs deed ik een Cursus over De Regels en De Rek. Dit is een werkvorm op basis van het boek van Baukje Keijzer met dezelfde naam. Het boek beschrijft op een speelse manier de rol van regels in een organisatie, en hoe de auteur eigenlijk wel regels houdt. Ze houden immers onze complexe organisaties in stand. Alleen moet er natuurlijk wel voldoende rek in de regels zitten. Veel regels voeren we bijvoorbeeld uit zonder eigenlijk te weten waar deze bedoeld waren. Dit is de regel paradox: juist de begrenzing schept ruimte, terwijl deze ook kan knellen. Het is de zoektocht naar een balans tussen ruimte en houvast

Afbeelding van mijn collega Wout Bremer, met dank

In de afgelopen jaren zijn mijjn collega’s Heleen van Tol en Monique Metsch met deze materie aan de slag gegaan. Ze hebben hun eigen materiaal gemaakt gebaseerd op het boek van Keijzer: werkbladen, kaartspellen en presentaties. Dit alles om te zorgen dat ook de Waterstaat aan de slag kan met haar bureaucratische processen. Wie heeft nou nog nooit gevloekt over het inkoopproces. Ze kunnen het echt niet alleen, dus leiden inmiddels meer regelrekkers op. En zo belande ik een cursus.

In drie dagdelen leerden we hoe we dit proces in drie sessies kunnen begeleiden. Allereerst is er de ontrafel sessie. Wat is de regel nu eigenlijk, welke last hebben we er van en waar was ie nu eigenlijk voor bedoeld. Vaak weten we dat helemaal niet, en gaan de deelnemers na de sessie in gesprek met degenen die de regel beheren, of die met het formulier of verzoek verder gaan.

De tweede sessie gaat over het toepassen van rekstrategieën. De deelnemers gaan aan de slag om de strategieën toe te passen op ‘hun’ regel. Dit gaat dan om zaken als

• Tijd rekken (wanneer, hoe lang/vaak)
• Volume verminderen (hoe veel, noodzakelijk? wat als…alleen in relevante situaties i.p.v. regulier)
• Hart verruimen (uitgaan van vertrouwen, gutfeeling benutten etc)
• Perspectief verbreden (creatief meedenken, in- of uitzoomen, keten bekijken)
• Maatwerk leveren (uitzondering maken, gedogen)
• Regel oprekken (aanpassen, afschaffen, toevoegen) en
• Pipi langkousen (onzinnige regels overtreden, achteraf vergiffenis vragen)

Voor de derde sessie wordt de metafoor van de beren op de weg gebruikt. Is die beer een echte grizzlybeer of toch eigenlijk een lieve teddybeer. De deelnemers kijken samen hoe ze met zo’n beer kunnen omgaan, en wie ze daarvoor nodig hebben. Zo gaan ze weg met een plan om de regel aan te pakken, hoewel hij dan natuurlijk niet zomaar in rook is opgelost.

Zelf vond ik het een mooie manier om – terwijl je accepteert dat regels hun waarde hebben – de regels bespreekbaar te maken, zonder in frustatie een workaround te zoeken. Ook laat je zo je collega aan de andere kant van het proces in zijn of haar waarde. Immers, er zijn zelden regels gemaakt om anderen te plagen, maar vooral om het proces te structureren.

Het boek is via onze managementboeklink te koop, ook met kaartenset. Keijzer was ook columniste van Managementboek in 2023 en heeft toen nog veel meer over Regels en Rek geschreven